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Am 1.10.2021 begann das Projekt „4-Tage-Woche“ bei Artfiles und seit dem 1.3.2022 arbeiten alle fest angestellten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nur noch von Montag bis Donnerstag. In diesem Beitrag möchten wir die ersten Erfahrungen zusammenfassen und auch ein wenig vom Hintergrund dieser einschneidenden Veränderung in unserem Unternehmen berichten.

Artfiles setzt seit der Gründung im Jahr 2001 auf ein Angebot technisch sehr anspruchsvoller Dienstleistungen. Wir begleiten seit nunmehr über zwanzig Jahren die Entwicklung im Internet von der Hardware im Rechenzentrum bis zum Support der Webseiten unserer Kunden und gelegentlich sogar mal bis hin zum Debuggen von Kundenanwendungen.

Dies setzt eine sowohl breite als auch tiefe Qualifikation unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen voraus. Eine Einarbeitung in unsere Systeme und die von uns verwendeten Technologien dauert auch bei gut ausgebildeten neuen Kollegen und Kolleginnen mindestens 6-9 Monate. Gleichzeitig sind auch wir natürlich Teil des IT-Stellenmarktes und insofern betroffen von dem sich in diesem Bereich in den letzten Jahren kontinuierlich verschärfenden Fachkräftemangel.

Es liegt daher auf der Hand, dass eine erfolgreiche Mitarbeitergewinnung und -bindung für uns essenziell ist.

Das ist aber nicht alles. Eine unserer wichtigsten Leitlinien als Gründer von Artfiles war es von Beginn an eine Firma zu schaffen, in der wir uns auch selbst als Kunden und auch Mitarbeitende sehen können. Insofern geht der Gedanke an das Wohlergehen aller am Erfolg des Unternehmens Beteiligten auch ein wenig über das rein Betriebswirtschaftliche hinaus.

Diese Freiheit nehmen wir uns als inhabergeführtes Unternehmen.

Ein erster Schritt, die Arbeitsbedingungen im Sinne der Work-Life Balance zu verbessern, war im Jahr 2018 die Einführung von flexiblen Arbeitszeiten sowie für einige Mitarbeiter die Möglichkeit, mehrere Tage in der Woche im Homeoffice zu arbeiten.

Die hierfür geschaffene Infrastruktur (virtuelle VoIP Telefonanlage, Notebooks statt Workstations, „Paperless Office“ und ein internes Chatsystem) kam uns natürlich gerade zurecht, als im Frühjahr 2020 Corona praktisch von heute auf morgen alle ins Homeoffice zwang. Die Umstellung auf 100% Homeoffice hat dann bei Artfiles nicht einmal eine Woche gedauert – transparent für Kunden und Geschäftspartner.

Lediglich Buchhaltung und Geschäftsführung mussten noch die Stellung halten im Büro.

Und auch wenn wir keine individuelle Leistungskontrolle betreiben, hat die allgemeine Geschäftsentwicklung in 2020 und 2021 bestätigt: 100% Homeoffice hat für uns zu keinen Produktivitätseinbußen geführt. Eher im Gegenteil.

Unter anderem verzeichnet Artfiles seit Einführung der Homeoffice-Regelung 2020 trotz Corona eine Reduktion der Krankentage um mehr als ein Drittel verglichen mit Vor-Corona Zeiten. Damit liegen wir mittlerweile auch ein gutes Drittel unter dem Branchen-Durchschnitt.

Diese durchweg positiven Erfahrungen haben uns direkt zu dem logisch nächsten Schritt geführt: die 4-Tage-Woche bei vollem Gehalt für alle Artfiles Mitarbeitenden.

Nicht nur das berühmte Microsoft Experiment in Japan und Real-World Erfahrungen aus Neuseeland und Großbritannien haben gezeigt, dass die 4-Tage Arbeitswoche unter den richtigen Voraussetzungen Vorteile sowohl für die Firma als auch für ihre Angestellten bringt. Mittlerweile existieren auch unabhängige Studien wie zum Beispiel der 4 Day Week Global Organisation oder des autonomy.work Think Tanks, die diese Erfahrungen bestätigen:

Die 4-Tage-Woche führt zu einem größeren Wohlbefinden bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, sie reduziert Stress und seine Folgeerscheinungen und sie schadet nicht der Produktivität.

Also alle ab sofort am Freitag frei? Nein, so mutig waren wir dann doch nicht.

Die Einführung der 4-Tage-Woche haben wir über sechs Monate gestreckt, so dass jeweils drei bis vier Mitarbeitende pro Monat in die kurze Woche gewechselt haben. Dies hat uns erlaubt, hier und da nach zu steuern und einige Prozesse anzupassen, bevor der Freitag von einem normalen Arbeitstag zu einem „Bereitschaftstag“ wurde.

Denn ganz Einstellen können wir das Arbeiten am Freitag natürlich nicht. Als Anbieter von Infrastrukturleistungen im Internet läuft unser Betrieb natürlich 24/7/365. Insofern war es aber wiederum auch keine allzu große Umstellung, den Freitag aus der Bürowoche auszugliedern und in das Bereitschaftsschema zu überführen.

Am Freitag versorgt nun eine reduzierte Mannschaft Technik, Support und Vertrieb, während Buchhaltung, Entwicklung und Geschäftsführung frei haben. Termine werden natürlich nach Möglichkeit nicht am Freitag vergeben, Kundenwünsche gehen aber selbstverständlich vor.

Also ein voller Erfolg?

Im Prinzip schon. Aber ein paar nicht ausschließlich positive Aspekte gibt es natürlich auch zu festzuhalten:

Der bürokratische Aufwand, die Umstellung von fünf auf vier Arbeitstage mitsamt Angleichung von Urlaubsansprüchen, Überstundenregelungen und so weiter rechtssicher festzuhalten, hat sich als deutlich größer herausgestellt als erwartet. Vor allem bei der Umstellung von Teilzeitverträgen ließen sich kleinere „Ungerechtigkeiten“ nicht ganz vermeiden.

Auch wurde klar, dass nicht alle Abteilungen gleichermaßen von der Umstellung auf eine kürzere Arbeitswoche profitieren. Naturgemäß am höchsten war der wahrgenommene relative Produktivitätsgewinn natürlich in der Programmierung und der Systementwicklung, wo die mental stark fordernden Arbeiten anfallen. Support und Buchhaltung zum Beispiel profitieren aufgrund der Struktur der Arbeit dagegen nicht so deutlich.

Und auch wenn bisher die Zahlen ein deutlich positives Bild von den Veränderungen zeigen, so ist es natürlich schwer, den Beitrag einzelner Maßnahmen in der Summe der vielen Änderungen an unseren Arbeitsabläufen zuzuordnen.

Eine große Neuerung, die mit Einführung der 4-Tage-Woche bei Artfiles Einzug gehalten hat, war ein konsequentes Change-Management mithilfe eines Projektplanungs- und Ticketsystems. Wie groß der Einfluß dieser Maßnahme in der 5-Tage-Woche gewesen wäre kann naturgemäß niemand abschätzen.

Insgesamt bleibt aber als Zwischenfazit eine ganz überwiegend positive Beurteilung der eingeführten Änderungen. Die Betriebsergebnisse der letzten Jahre belegen, was alle Untersuchungen vorhergesagt haben: Der Mensch ist nicht produktiver, nur weil man ihn länger am Arbeitsplatz festhält. Jedenfalls nicht in unserem Feld, das konstantes Lernen, Kreativität und technische Problemlösungsfähigkeiten auf hohem Niveau verlangt.

Artfiles wird also voraussichtlich auch weiterhin eine 4-Tage-Firma bleiben.